Temel ERP Modülleri ve Genel Yapısının Kurgulanması
ERP kurgusu hazırlanırken yapılan her işlemin amaç ve faydası iyi belirlenmeli ve çalışma öncesi mutlaka doküman haline getirilmesi önerilmektedir. Oluşturulan tüm verinin verimlilik ve performansa dayalı raporlara etki derecesi önemlidir. Aşağıda paylaşılan içerikler Mikro Yazılım üzerinde kurgulanmış olup tecrübeye dayalı bilgilerinden oluşmaktadır. Aşağıdaki yapı temel kurguya göre hazırlanmış olup işletmelere ve organizasyonlara göre farklılık gösterebilir. Bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.
1-Stok/Ürün Kartları
Stok veya ürün kartı ERP sistemlerde neredeyse olmazsa olmaz kavramlardır. Ürettiğimiz, sattığımız, fiziki olarak birbirinden ayrılan her ürünümüz için kod oluşturma ihtiyacımız doğar. Bazı durumlarda bir stok kodu birden çok varyantla da kartlarımızı oluşturabilir ve yönetebiliriz. Stok ve ürün kartları açılırken akıllı kod/konuşan kod kavramlarına önem verilmelidir. Stok koduna bakıldığında ilgili ürünün minimum dört temel özelliğinin stok kodundan okunabilmesi tavsiye edilmektedir. Örneğin bir ev kapısı stok kartı açılırken ölçü, yön, renk, marka ve benzeri detaylarına stok kodu içerisinde yer verebiliriz. Ürünün diğer detay bilgilerine, raporlama için ürün grup kriterlerinde mutlaka yer verilmelidir. Stok kartı tanımlanırken genel muhasebe de düşünülmelidir. Kod yapısı Mamul ürünler için 52, Yarı Mamul ürünler için 51, İlk Madde ve Malzeme için 50, Ticari ürün grupları için 53 ile başlayabilir. TDMS (Tek Düzen Muhasebe Sistemi) baz alınarak 150,151,152,153 hesaplar stok kodları ile entegre düşünülebilir. Bu alanda önemli konulardan biri de birim çevrimleridir. Adet olarak üretilen ürünleriniz koli olarak satılabilir. 1 koli X adet katsayı çevrimleri genellikle stok/ürün kartları yapısında oluşturulur.
Ev kapı üretimi ve satışı için örnek kod yapısı
52XXX08021001001 (52.XXX.080.210.01.001)
52:Mamül
XXX:Marka Kodu Kısaltması
080:En
210:Boy
01:Renk Kodu
001:Nümerik Artan Rakam
2-Cari Bilgileri (Tedarikçi/Müşteri)
Cari grubu tedarikçiler, müşterileriniz ve personelleriniz için oluşturulan tanımlama kartlarıdır. Cari kod yapısını 120 ve 320 olarak düşünebilirsiniz. 120 carileriniz müşterileriniz, 320 carileriniz tedarikçileriniz olarak düşünülebilir. Stok alımı yapıyorsanız tedarikçilerinizi stok ve gider olarak ayırabiliriz. Bununla beraber bir carinizde birden fazla döviz cinsi var ise 120.00 TL, 120.01 USD, 120.02 EUR olarak düşünebilirsiniz. Carilerinizi oluştururken fiyat listeleri, ıskonto ve kampanya kodlarınız da carilere entegre olarak tanımlanabilir. Carilerinizin grupları, sektörleri, bölgeleri ve benzeri kriterleri cari kartları üzerinde gruplanırsa raporlamalarda kategori bazında veri almanıza olanak sağlayacaktır.
Müşteri ve Tedarikçilerimiz için örnek kod yapısı
120.00.01.001
120: Müşteri
00: Döviz Grubu TL
01: Satışa dahil olduğu satış kanal grubu
001: Nümerik Artan Rakam
320.00.01.001
320: Tedarikçi
00: Döviz Grubu TL
01: Satışa dahil olduğu Stok/Hizmet/Masraf Alım Grubu
001: Nümerik Artan Rakam
3-Ürün Reçeteleri
Ürün reçetesi bir mamul veya yarı mamulü oluşturan bileşenlerin tanımlandığı ekranlardır. Üretim faaliyetlerinin takibinde neredeyse olmazsa olmaz kavramdır. Örneğin kapı üretimi için düşünüldüğünde kapıyı oluşturan yarı mamuller ile birlikte ilk madde ve malzemelerin tanımlandığı alandır. Yani kapı üretimi için ihtiyaç olan tüm malzeme ve operasyonların tanımlandığı alandır. Ürün reçetelerinde hangi depolardan ve hangi safhalardan tüketim yapılacağı tanımlanabilir. Fire oranları yönetilebilir. Ürün reçetelerinde ürün revizyon süreçlerinizde yaşanan tarihçeleri de saklamanız mümkündür. Benzer ekranlar ile maliyetli ürün reçetelerinde parametrelere bağlı olarak malzeme maliyetleri ürün reçetelerinde görülebilir.
4-Fiyat Listeleri
Ürünlerimizin satış fiyatlarında kullanılan ekranlardır. Mamul ve ticari ürün başta olmak üzere diğer tüm ürünlerimizin fiyatlarını döviz cinsi bazında veya şartlar bazında saklayabilir ve satışa dayalı tüm evraklarda da kullanabiliriz. Örneğin yıl içerisinde dört farklı dönemde fiyatlarımız değişiyor ise aynı yılda farklı dönemlere ait fiyat listelerimizi yönetebiliriz. Bu bölümü doğru yöneterek kullandığımızda satış fiyat değişikliklerini detaylı raporlayabiliriz.
5-Hizmet ve Masraf Kartları
Hizmet ve Masraf kartlarımızı şirketimizin masraf yönetimi ve hizmet gelir-giderlerini yönetmek için kullanırız. Şirketlerde masraf yönetimi oldukça önemlidir. Masraf hesaplarını ve giderlerini iyi yönetirsek yapılacak mali iyileştirmeler doğrudan karlılığımıza etki edecektir. Mikro Yazılım üzerinde hizmet ve masraf kartlarımızı tip, sınıf, grup ile kategorize ederek bu alanda yorum ve iyileştirme yapmamız daha kolay olacaktır. Doğru tanımlamalar sonrasında karar destek sistemleri ile performans ve verimliliğe etkili raporlar oluşturulabilecektir.
6-Bütçe Yönetimi
Her firma ticari hayatında yola çıkarken belirlediği hedefler doğrultusunda planlamalar yapmaktadır. Bütçe modülleri ise tam olarak bu amaca hizmet etmek için hazırlanmıştır. Şirketinizin Satış, Satınalma, Masraf, Personel ve diğer rakamsal planlarınızı bütçe modülleri ile takip etmek mümkündür. Ürünlerinize, ürün gruplarınıza, tedarikçi ve tedarik gruplarınıza, satın alma/satış kanallarınıza veya personel bazında bölümlerinize bütçe hazırlayarak dönemsel olarak hedef/gerçekleşen rakamlarınızı takip etmek mümkündür. Örneğin şirketinizin 100K satış hedefi var, 50K satın alma ve 25K masraf giderleri ile 25K brüt kar hedefliyorsunuz. Bu durumda bütçe modülünde ilgili alanları kullanarak planlarınızı oluşturabilir ve gerçekleşme durumlarını hazırladığınız yapıya göre dönemsel olarak izleyebilirsiniz.
7-Finans / Kasa Tanımları
Kasa tanımları şirketimizde nakit, çek, senet giriş ve çıkışlarının kaydedileceği ve finans evraklarında kullanılacağı tanımlamalardır. Bu kartlardaki tüm alanların eksiksiz doldurulması tavsiye edilmektedir. Örneğin fiziki kasamızdan 1K ödeme yapıldığında, ERP üzerinde ilgili kasa tanımından 1K ödeme çıkışı yapılacaktır.
8-Finans / Banka Tanımları
Banka tanımları hesap tiplerine göre şirketimizin banka hesaplarının tanımlanacağı ekranlardır. İlgili kartlardaki tüm alanların eksiksiz doldurulması tavsiye edilmektedir. Örneğin banka hesabımızdan 1K ödeme yapıldığında, ERP üzerinde ilgili banka tanımından 1K ödeme çıkışı yapılacaktır.
9-Finans Ödeme Emri Tanımları
Bu bölüm finansal evraklarımızın yönetildiği (Çek/Senet/Ödeme emirleri) evrak bölümüdür. Evrak numaraları, vade detayları gibi evrak bilgileri ödeme emirleri alanında saklanabilir ve finansal hareketlerde kullanılabilir.
10-Finans Kredi Kartı Tanımları
Bankalara bağlı kredi kartlarımızı tanımladığımız alanlardır. Ödeme evraklarında ödeme tipleri Firma Kredi Kartı seçildiğinde bu alandaki kartlarımız bağlantılı olarak çalışacaktır.
11-Satış Noktası ve Depo Tanımları
ERP sistemlerinde satış noktalarımızı ve üretim merkezlerimizi ayrı alanlarda takip etmek istediğimizde Satış Noktası ve Depo tanımlamalarına ihtiyaç duyarız. Üretim firmaları üretimlerini gerçekleştirirken birden çok depo ile üretim yapma gereksinimi duyabilir. Bu gerekçe ile sisteme satış noktası ve depolarımızı tanımlamamız gerekmektedir. Örneğin tedarikçiye verdiğimiz hammadde siparişi teslim edildiğinde kontrol için mal kabul deposuna giriş yapılır. Kontrol sonrası hammadde deposuna transfer edilir. Üretimde kullanılacağı zaman ilgili üretim depolarına transfer edilir. Tüm bu operasyonlarda depo tanımlarına ihtiyaç duyarız. Farklı bir örnekle anlatmak gerekirse birden çok satış mağazamızın olduğu bir yapıda her bir mağazamızı farklı depo gibi düşünerek tanımlamamız gerekebilir.
12-Satış Yönetim Modülü
İşletmenizin satış ile ilgili teklif, sipariş, irsaliye, fiyat listeleri, faturalar, konsinye hareketleri, fiyat farkları, satış şartları ile beraber satış faaliyetlerine yönelik tüm hareketlerinizin yönetildiği ve bu hareketlerin listelenerek raporlandığı bölümdür.
13-Satınalma Yönetim Modülü
İşletmenizin satın alma ile ilgili talep, teklif, sipariş, irsaliye, fiyat listeleri, fatura, konsinye hareketleri, fiyat farkları, satın alma şartları ile beraber satın alma faaliyetlerine yönelik tüm hareketlerinizin yönetildiği ve bu hareketlerin listelenerek raporlandığı bölümdür.
14-Üretim ve İleri Seviye Üretim Yönetimi
Üretim modülleri çok kapsamlı modüllerdir ve her firmanın üretim ve faaliyet şekline göre değişkenlik gösterebilirler. Üretim firmalarında iş emri, ürün rotaları, iş merkezleri, üretim operasyonları, malzeme planlama faaliyetlerinin ve sorumluluk merkezlerinin yönetilmesi için üretime bağlı bu parametreleri devreye almamız gerekir. Bu alanda bizleri üretim yönetimi modülleri beklemektedir. Ürünlerimizin üretimdeki akışlarını takip etmemiz için bu bölümde ürün rotalarını kullanmamız gerekir. Örneğin kapı üreticisi olduğumuzda ebatlama bölümü için ebatlama operasyonu açarak, ebatlama operasyonundaki makine parkurumuz için iş merkezi tanımları yapabilir, iş merkezlerine bağlı makine tanımlarımızı uyarlayabiliriz. Üretim modülü doğru kurgulanır ise tüm masraflarımızı üretim operasyon ve iş merkezlerine göre dağıtabiliriz. Örneğin 50 birim elektrik faturası geldiğinde ilgili dağıtım anahtarıyla üretim merkezlerimize göre masrafımızı dağıtmamız mümkündür. Yine farklı bir senaryoda iş emri oluşturulduğunda her operasyon ve iş merkezine ürün reçetesine bağlı olarak üretim planlama faaliyeti gerçekleştirebiliriz. Özet olarak sipariş alınır, planlama birimleri malzeme ihtiyacını belirler ve satın alma taleplerini oluşturur. Üretim planı sonrasında ilgili işler üretimde ilgili yerlere aktarılır. Üretimler tamamlandığında üretim hareket fişleri ile yarı mamul veya mamul girişleri yapılarak, ilk madde malzeme veya yarı mamul tüketimleri gerçekleştirilir. Haftalık, aylık üretim plan takiplerinizde matris modelleri ile üretim modüllerinden takip edilir.
Bir diğer önemli konu ise üretim firmalarında standart ve fiili maaliyetlendirme operasyonları. Maliyetlendirme operasyonları genellikle üretim modülleri üzerinden çalıştırılır. Mikro Yazılım üzerinde standart maliyetlendirme ürün kartları üzerinden katsayı metoduyla fiili maliyetlendirme ise üretim operasyonları ve diğer parametreler ile organize edilerek ürün sürelerine göre çalışmaktadır.
15-Genel Muhasebe ve Sabit Kıymet Yönetimi
İşletmenizin genel muhasebe faaliyetleri şirket içerisinde organize ediliyor ise bu bölüm kullanılmalıdır. Amortismana tabi demirbaş tanımları, TDMS hesap planı ve buna bağlı mizan, bilanço dökümleri genelde bu bölüm altında yer almaktadır. Hesap planı yapısı oluştururken yine kodlama yapısı raporlama ve hızlı döküm almak için oldukça önemlidir. İşletmenizin genel muhasebe operasyonu ERP de takip ediliyor ise üst bölümde anlatılan birçok operasyon bu bölümde muhasebe sisteminize entegre olacaktır.
16-Dış Ticaret Yönetimi
İhracat/İthalat operasyonlarınızı yönetilmesi için gereken evrakların oluşturulduğu bölümdür. İhracat ve ithalat kartları, ihracat listeleri ve yükleme evrakları genelde bu bölümler üzerinden yönetilir. Gümrük işlemlerine tabi süreçleriniz için de bu bölümü uyarlamak ve yapılandırmak gerekecektir.
17-Personel Yönetimi
İşletmenizde bulunan personellerinizin sicil ve özlük kayıtlarının tutulduğu, tahakkuk işlemlerine tabi bilgileri genelde personel kartları içerisinde saklanır. Personel sicil, kimlik, nüfus, ücret, eğitim vb. bilgileri personel kartları üzerinden KVKK prosedürleri ve kısıtlamasına bağlı olarak saklanır. Tahakkuk işlemleri ve varsa muhasebeleştirme işlemleri bu bölümlerden yapılabilir. Personele bağlı avans, izin ve diğer kesintiler ile birlikte prim, sosyal yardım ücretleri de tahakkuk ile birlikte personel modüllerinde yönetilir. İzin talepleri, icra kesintileri gibi takipler bu bölümden düzenlenebilir.
18-Raporlama ve Karar Destek Sistemleri
Yukarıda özetlenen tüm kurgunun analizi ve raporlanması için karar destek sistemlerine ihtiyaç duyulur. Her bir datayı farklı fonksiyonlarda raporlayarak operasyon ve süreçlerinizde ölçerek yönetme modelleri bu modüllerde ön plana çıkmaktadır.
19-e-dönüşüm Sistemleri
İşletmenizin dijital dönüşümün temeli olarak bilinen e-Fatura, e-Arşiv, e-irsaliye, e-İhracat gibi kavramları e-dönüşüm sistemleri altında yönetilmektedir. Gelen elektronik faturalarınızı bu bölümde kabul edebilir veya reddedebilirsiniz.
______________________________
Hazırlayan : Caner Alican
Bu ve benzeri konularda bilgi almak için info@lcngrup.com mail adresi üzerinden iletişime geçebilirsiniz.
