Süreç ve BPM Nedir? Hangi Araçlar Hangi Amaçla Kullanılır?

Küresel ekonominin sürekli olarak büyümesi ve değişime uğraması, şirketlerin büyümesine paralel olarak gerçekleşmektedir. Ancak bu durum beraberinde güçlü bir rekabeti de getirmektedir. Bu dönemde rekabette avantajlı bir konum edinebilmek, işletmenin varlığını koruyabilmek ve hem kısa hem de uzun vadeli planlar ile büyüme sağlayabilmek için yenilikçi yöntemlere başvurulması gereklidir. Geleneksel yöntemlerin artık geçerliliklerini yitirmeye başlamalarıyla birlikte yeni ve yenilikçi bir dizi yazılım ve uygulama devreye girmiştir. Bilgi toplumu ya da iletişim toplumu olarak anılan günümüz dünyasında, işletmelerin verimli olabilmesi ve büyüyebilmesi bu sistemlerden ne kadar aktif yararlandığı ile doğrudan bağlantılıdır. Bunun için de iş süreçlerinin iyi tanınması ve yönetilmesi gereklidir.

Süreç olarak tanımlanan kavram; belirli bir hedef doğrultusunda bir araya toplanmış insanların, kendilerine tahsis edilen zaman, para ve çeşitli olanakları da kullanarak bu hedefe ulaşmalarına giden yolu ifade etmektedir. Esasında her işletme bir şekilde hedeflerine ulaşabilmektedir. Ancak önemli olan, minimum sermaye ile maksimum verimliliği yakalayabilmektir. Bu da ancak sürecin iyi yönetilmesiyle mümkündür. Bu noktada devreye BPM kavramı girmektedir. Business Process Management kelimelerinin baş harflerinden meydana gelen BPM, Türkçeye “Kurumsal Süreç Yönetimi” olarak çevrilmektedir. İşyerinde belirlenmiş olan bir hedefe ulaşıncaya kadar tamamlanması gereken tüm süreçlerin profesyonelce yönetilmesini ve verimliliğin sağlanmasını hedefleyen BPM, vizyon sahibi işletmeler tarafından büyük ilgi görmektedir.

BPM Aşamaları

BPM ya da kurumsal süreç yönetimi, çeşitli aşamalardan oluşmaktadır. Bu aşamaların her birinin özenle tamamlanması, nihai hedefe ulaşma noktasında da önemli katkılar sağlamaktadır. Kurumsal süreç yönetiminin aşamalarını şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Mevcut Durum Analizi: Kurumsal süreç yönetimine başlanırken öncelikle mevcut durumun tespit edilmesi gereklidir. Ulaşılmak istenilen hedefe dair şimdiye kadar nelerin yapıldığı ya da daha önce benzer hedeflere ulaşmak için hangi yöntemlerden yararlanıldığı burada ortaya konulmalıdır.
• Hedeflerin Netleştirilmesi: İşletmenin ulaşmak istediği hedefin ne olduğu ve bunun açıkça ortaya konulması da kurumsal süreç yönetiminin ikinci aşamasını oluşturmaktadır. Ne istenildiğinin iyi bilinmesi ne yapılması gerektiğine dair yol göstericidir.
• Farklılıkların Tespiti: Hedeflenen durum ile mevcut durum arasındaki farkın analiz edilmesi, kurumsal süreç yönetiminin bir sonraki aşamasını oluşturmaktadır. Ayrıca bu fark belirlendikten sonra bu açıklığa neden olan durumların tespit edilmesi gereklidir.
• İyileştirmelerin Tasarlanması: Mevcut durum ile ulaşılmak istenilen hedef arasındaki farkın ve nedenlerinin belirlenmesinden sonra, bu farkın kapatılması adına yapılabilecek iyileştirmelerin tasarlanmasına odaklanılmaktadır. İyileştirme tasarımlarının bu farkı ortadan kaldırabilecek kadar net olmasına özen gösterilmelidir. Bu noktada iyileştirme ekibi içerisinde profesyonellerin yer almasına dikkat edilmelidir.
• Görev Dağılımı: Yapılan planın başarı ile hayata geçirilebilmesi için görev dağılımının doğru yapılmasına dikkat edilmelidir. Süreç yönetimini hayata geçirmeden önceki son aşama olan görev dağılımı, yalnızca liyakat ve yeterlilik esas alınarak yapılmalıdır. Yapılacak işe dair yeterliliği bulunmayan bireylerin çalışma ekibine dahil edilmeleri, hedeflerin ıskalanmasına neden olabilmektedir.

BPM’nin Faydaları

BPM’nin her geçen gün daha fazla şirket tarafından kullanılmasının temelinde, sağlamış olduğu faydalar bulunmaktadır. Her şeyden önce kurumsal süreç yönetimi ile şirket içerisindeki tüm süreçler kontrol altına alınabilmekte ve verimli hale getirilmektedir. Süreçlerin verimli hale getirilmesi işletmelerin hem uzun dönem hem de kısa dönem hedeflerine daha kolay ulaşmalarını da beraberinde getirmektedir. Aynı zamanda işletme bünyesinde yapılan işlerin standart hale getirilmesini ve sürekli denetim mekanizmasına duyulan gereksinimin ortadan kaldırılmasını sağlayan kurumsal süreç yönetimi, şirketler ile IT şirketleri arasındaki iletişimi de güçlendirmektedir.

______________________________

Hazırlayan : Caner Alican

Bu ve benzeri konularda bilgi almak için info@lcngrup.com mail adresi üzerinden iletişime geçebilirsiniz.